2022-04-22
张家港市永联为民基金会物资采购制度
第一章 总则
第一条 为明确采购责任，规范采购流程，加强采购监督，提高采购性价比，特制定本制度。
第二条 本制度适用于永联村各社会组织（包括为民基金会、惠邻社会工作服务中心、惠民服务中心、爱心互助志愿者联合会、社会文明建设联合会、橄榄绿退役军人工作室、惠民颐养）。
第二章 物资类别
第三条 各社会组织需采购的物资主要包括项目物资和机构物资，如活动材料、活动道具、固定资产、办公用品、印刷品、低值易耗品等，根据其用途及价格分为以下几类：
（一）项目物资
A类：单次采购金额500元以内的物资；
B类：单次采购金额500元-2000元之间的物资；
C类：单次采购金额2000元-5000元之间的物资；
D类：单次采购金额超过5000元的物资。
（二）机构物资
A类：单价或单笔金额500元以内的物资；
B类：单价或单笔金额500元-2000元的物资；
C类：单价或单笔金额2000元-5000元的物资；
D类：单价或单笔金额超过5000元的物资。
第三章 申报流程
第四条 各社会组织综合科于当月月底前汇总下月机构采购物资和项目采购物资，编制物资计划单（见附件一）。机构物资由综合科直接统计，项目物资根据各项目部报批的下月活动方案汇总统计。原则上物资计划单每月申报一次，每月30日前上报，逾期待下一批次受理。
（一）物资计划单内容：物资名称、规格、单位、数量、历史采购价格、合计金额、计划到货时间、物资来源、物资分类等信息，其中物资来源包括采购、部门之间协调使用。物资分类应注明机构物资还是项目物资，项目物资要具体到项目名称。
（二）审批流程及权限：
A类：项目物资采购，项目经办人申报--项目部主管审批；机构物资采购，各组织综合科申报--机构负责人审批。
B类：项目物资采购，项目经办人申报--项目部主管审核--机构负责人审批；机构物资采购，各组织综合科申报--机构负责人审批。
C类：项目物资采购，项目经办人申报-项目部主管审核--机构负责人审核--秘书长审批；机构物资采购，各组织综合科申报--机构负责人审核--秘书长审批。
D类：项目物资采购，项目负责人申报--项目部主管审核--机构负责人审核--秘书长审核--分管领导审批；机构物资采购，各组织综合科申报-机构负责人审核--秘书长审核--分管领导审批。
第五条 各组织综合科根据审批好的物资计划单制定采购方案，实施采购。
第四章 采购管理
第六条 采购必须坚持“秉公办事、维护机构利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。所有采购需按以下流程完成：收集信息、询价、比价、议价、评估、定购、协调与沟通、催交、收货检验、入库、整理付款。
第七条 根据各组织的实际情况，结合所采购的物资用途和范围，确定采购人员。
（一）项目物资：由各组织综合科和项目部共同实施采购。快销物资可由项目部人员在活动开展前临时采购。
（二）机构物资：机构物资由各组织申报部门和综合科共同采购。
第八条 如遇急需物资，在征得机构领导（按金额请示）同意的请款下可临时购买，后及时补齐相关手续。
第九条 物资采购方式分为议标采购、招标采购、自行采购等三种方式：
（一）议标采购。主要适用于C类物资采购。C类物资主要通过建立供应商备案表，向供应商备案表内的供应商进行三方比价，选取最低价格进行议价。进入供应商备案表应满足以下条件：
1. 供应商必须具有营业执照、专业生产经营许可证等法律法规规定的合法手续，相关证书应备案、备查；
2．供应商应具有长期、稳定的供货能力和良好的商业信誉，能够自觉遵守并监督我方执行廉洁从业规定；
3．尽量减少采购中间环节，有条件的争取厂家直接供货；
4. 可以先货后款，具有完善的售后服务的供应商优先；
5. 供应商备案表每年更新一次，根据供货质量、价格、到货及时性、售后服务等综合考察结果，淘汰落后单位，引进更具竞争力的供应商。
（二）招标采购。主要适用于D类物资，达到招标金额的物资采购，参照《招标管理办法》实施。
（三）自行采购。主要适用于A、B类物资。自行采购又分线上采购和线下采购，采购人员严格按照采购制度执行，并做好比价记录。
第十条 合同签订
（一）单笔物资采购额在2000元以上的，采购前需签订采购合同；
（二）合同内容应包括：合同的标的，标的数量和质量，价款，付款方式，履行地点、期限，违约责任，合同附则与签署等；
（三）采购合同的订立、履行、变更、解除和诉讼按照有关法律法规执行。
第十一条 采购人员按照物资计划单进行采购，做到不错订、不漏订，保障物资及时准确到货。
第五章 入库验收
第十二条 采购人员及物资使用人员同时根据物资计划单对货物的规格、质量、数量等进行核对，对不符合要求的物资拒收。
第十三条 对验收合格的货物，由物资管理员办理入库手续，做好入库台账。符合固定资产类的需编写固定资产编号，录入固定资产管理台账。
第六章 资金结算
第十四条 物资入库后，经办人以《费用报销单》的形式提出资金结算申请，并附上物资计划单、入库单、合同及相应发票，审批通过后支付费用。
第七章 附则
第十五条 本制度自发布之日起生效。
第十六条 本制度的解释归永联为民基金会。
