2022-04-22
张家港市永联为民基金会物资管理制度
第一章 总则
第一条 为规范各社会组织的物资管理，防止资产恶意流失，制定本规定。
第二条 物资管理遵循单单相符原则，出入库皆需出具、留存相关单证。
第三条 各社会组织所涉全部物资原则上都应当入库，无特定的外部条件，不允许未入库登记直接领用的情况发生。
第二章 管理职责
第四条 财务室统筹管理各社会组织全部物资，并负责各社会组织仓库内资产管理，台账信息录入。
第五条 各社会组织设置兼职物资管理员，各项目部根据实际情况，在条件允许的情况下设立物资仓库或物资分库。物资管理员负责建立建全物资台账，物资的新增、变更或者报废应及时报财务室备案。物资管理员定期对物资进行维护和保养，确保运行完好，延长使用寿命。
第六条 物资按不同的类型、规格、功能和要求，分类、分别放入货架相应位置储存，存储时注意做好防火、放盗、防潮、防蛀工作，仓库钥匙应由专员保管，严禁无关人员进库。
第七条 综合科、财务室和物资管理员负责组织库存物资的半年盘点、物资管理员离职盘点，形成盘点台账、仓库交接表。
第三章 物资管理流程
第八条 各社会组织物资管理流程如下：物资计划单--入库单（附件一）--领料单（附件二）--出库单（附件三）。
第九条 新增物资按《永联村社会组织物资采购制度》要求，履行相应程序，由物资管理员及时办理入库手续，采购员、物资管理员在入库单上签字确认。入库单一式三份，一联作为费用报销时的入库凭证，一联由物资管理员作为月底制作报表的附件上交财务，原始联由物资管理员保管。
第十条 物资的领用需凭借详细的领料单，项目物资由各项目部主任批准后方可领用，机构物资由机构负责人批准后方可领用。机构间协调使用的物资经各机构负责人审批后方可领用。领料单一式两联，一联由申领人交给物资管理员，底联由各组织综合科保管。
第十一条 物资出库后由物资管理员开具出库单，出库单一式三联，一联交申领人作为领用回单，一联由物资保管员作为月底制作报表的附件，底联由物资管理员保管。
第十二条 物资管理员每月20号进行月度库存盘点，核对仓库物资的数量，检查库存物资的保存状态，出入库数据的准确性。每月25日形成物资购入、消耗月报表报送财务室。出入库原始单据由物资管理员妥善保管，保管期限为5年。
第十三条 根据实际情况，半年盘点以1月至6月、7月至12月各为一个盘点期限。盘点之前，物资管理员应当根据每月的盘点数据形成盘点初稿。6月底、元旦前，财务室、综合科、物资管理员一同到场清点，盘点数据由参与者全体签字。将最终的盘点数据与盘点初稿进行比对，数据存在偏差，应当进行再次盘点，确定最终数据，形成盘点报告，明确责任主体。
第十四条 仓库管理员离职或工作调动时，必须办理移交手续，进行离职盘点。离职盘点流程与半年盘点一样，以减少人员变更造成的财产损失。
第十五条 物资需申请闲置的，经秘书长审核，分管领导审批后将需闲置物资放在各组织仓库。闲置固定资产的，及时报综合科备案。综合科应对闲置物资做好记录，并及时更新各组织仓库物资台账。
第十六条 对闲置的、无法修复、无使用价值的资产，由各组织物资管理员申请，经机构负责人、秘书长审核，报分管领导审批后自行报废处理；报废后及时更新台账并报综合科备案。
第十七条 需要使用闲置资产的，由需求部门填写《物资转移调拨申请单》（附件四），经财务室审核，经过总干事、秘书长审核、分管领导审批后，凭《物资转移调拨申请单》调入需求部门。办理交接手续后，与资产有关资料及附件应全部移交给需求部门，并由综合科备案，及时更新台账信息。
第四章 监督考核
第十八条 财务室每季度组织对各社会组织的资产及台账进行检查，并就检查情况形成整改通知单下发。
第十九条 物资新增、闲置、转移调拨、报废等，未按流程办理相关手续的，按照所处置物资的净值，给予物资管理员相应的罚款。物资流失且无法找回的，相关损失按物资净值从物资管理员当月的工资中扣除，物资管理员工资不足以支付的，剩余部分从下月工资中扣除，直至全部扣除为止，确保无物资流失。
第二十条 人为破坏资产的，由财务室按账面物资净值计算损失，并就此情况进行通报。损失按法律规定在相关责任人的工资中扣除，直至完全弥补。恶意逃避的，保留民事追偿的权利。
第五章 附则
第二十一条 本制度由为民基金会负责解释。
第二十二条 本制度自颁布之日起实施。
